Udbuddet af det nye kommunikationsværktøj til skoler og dagtilbud – Aula – foregår som noget relativt nyt i KOMBIT som et udbud med forhandling. Som led i processen er der nu blevet gennemført praktiske prøver af de løsninger, der er blevet budt ind med.
Praktiske prøver godt gennemført
Et led i valget af leverandør til Aula er som nævnt nogle praktiske prøver, hvor brugere har prøvet prototyper af de løsninger tilbudsgiverne har budt ind med. De praktiske prøver er blevet gennemført med henholdsvis lærere/pædagoger, elever og forældre. De forløb godt og gav god viden omkring de tilbudte løsninger og input til selve udbudsprocessen.
Det er vigtigt at pointere, at prøverne ikke er egentlig brugertest af løsningerne – der vil komme mange test senere i forløbet af den løsning, der i sidste ende vinder udbuddet. De praktiske prøver skulle alene give KOMBIT viden om, i hvor høj grad tilbudsgiverne havde forstået opgaven og er i stand til at ramme en løsning, som er i tråd med brugernes behov. Prøverne vil indgå i den samlede vurdering af tilbuddene og dermed i sidste ende have indflydelse på, hvilken løsning der vinder udbuddet.
Forhandlingsmøder giver gode input
På baggrund af både de praktiske prøver og en grundig gennemlæsning af tilbudsgivernes første tilbud har projektet nu afholdt forhandlingsmøder med alle de tilbudsgivere, der er kommet med tilbud. Møderne er foregået som en dialog, med det formål at give både KOMBIT og tilbudsgiverne de bedste forudsætninger for at ende med det mest fordelagtige tilbud på den bedste løsning.
På baggrund af møderne er projektet nu i gang med at præcisere udbudsmaterialet. Derefter kan tilbudsgiverne arbejde med at justere deres endelige tilbud, som skal leveres til KOMBIT den 15. maj 2017.
Vi forventer at underskrive kontrakt med den vindende leverandør inden udgangen af juni.
Om Aula